Monitorizarea 100% legala a angajatilor

Atentie, GDPR va afecteaza dreptul de a va monitoriza angajatii! Asigurati-va ca luati cele mai bune decizii atat din prisma
GDPR cat si a Legislatiei Muncii!

Aflati la ce riscuri sunteti expus si cum le puteti evita, parcurgand
lucrarea Monitorizarea 100% a angajatilor!

I. Introducere. Abordarea generala a monitorizarii
  • GDPR si monitorizarea datelor cu caracter personal la locul de munca
  • Exemple activitati de monitorizare
  • Evaluarile de impact
  • Impactul advers
  • Metode alternative
  • Obligatii
  • Este monitorizarea justificata?
  • Este necesar consimtamantul angajatului?
  • Exista reguli speciale pentru comunicatiile electronice?
  • Cum poate fi monitorizat un angajat?
  • Principii fundamentale prevazute de GDPR
  • Cadru legal national – Legea nr. 190/2018. Aspectele cheie pe care operatorii de date cu caracter personal trebuie sa le aiba in vedere
  • Riscuri ale monitorizarii
 II. Analiza activitatilor de prelucrare a datelor cu caracter personal in contextul monitorizarii

2.1. Monitorizarea comunicatiilor electronice
2.2. Monitorizare video si audio
 
2.3. Alte tipuri de monitorizari
  • Monitorizarea ascunsa
  • Monitorizarea in autovehicul
  • Monitorizarea informatiilor ce provin de la terti
 
2.4. Externalizarea (Outsourcing-ul)
  • Relatia operator – persoana imputernicita de operator
  • Contractul dintre operator si persoana imputernicita
 
III. Drepturile persoanelor vizate
 
IV. Evidenta activitatilor de prelucrare a datelor cu caracter personal
 
V. Responsabilul privind protectia datelor cu caracter personal (DPO)
 
VI. Evaluarea impactului asupra protectiei datelor (DPIA)
 
Concluzii si recomandari
 
ANEXE
ANEXA 1: Securitatea datelor cu caracter personal. Masuri tehnice si organizatorice
ANEXA 2: Arhivarea documentelor ce contin date cu caracter personal. Masuri tehnice si organizatorice
ANEXA 3: Lista de verificare pentru utilizatorii sistemelor de monitorizare CCTV a spatiilor comerciale si sediilor societatilor
ANEXA 4: Model politica de supraveghere video
Stimate angajator,
 
Aveti tot interesul sa va monitorizati angajatii! E dreptul dvs. legitim!
 
Sunteti perfect indreptatit sa stiti cu ce se ocupa angajatii dvs. in timpul programului de lucru, daca isi fac treaba pentru care ii platiti sau daca, mai grav, va creeaza prejudicii (fura bunuri din firma, furnizeaza informatii catre concurenta etc.).
 
Ca urmare, puteti sa le cititi mesajele trimise de pe calculatoarele de serviciu, puteti sa le vedeti istoricul navigarilor pe Internet, puteti sa instalati in spatiile firmei camere de supraveghere cu circuit inchis (CCTV) sau sa montati sisteme GPS pe masinile de serviciu. 
 
Problema este ca intrarea in vigoare a GDPR a complicat extrem de mult lucrurile!
 
Regulamentul UE nr. 679/2016 privind Protectia Datelor Personale (GDPR) va obliga acum sa tineti cont de modul in care actiunile dvs. de monitorizare afecteaza viata privata a angajatilor. Si trebuie sa analizati daca informatiile personale obtinute in cursul procesului de monitorizare sunt protejate eficient. 
 
Iar aici va vine in ajutor o lucrare de ultima ora a Grupului de informatii specializate Rentrop & Straton, anume Monitorizarea 100% legala a angajatilor, care va arata foarte clar:
 
1. cand va este permisa utilizarea sistemelor de monitorizare
2. care sunt temeiurile legale in baza carora faceti monitorizarea
3. care sunt cele mai frecvente greseli si cum puteti evita amenzile
4. ce documente trebuie sa intocmiti pentru a desfasura monitorizarea in mod perfect legal 

 IMPORTANT!

Puteti monitoriza activitatea angajatilor dvs. doar daca aveti o baza legala pentru a face acest lucru, precum si daca scopul monitorizarii este comunicat in mod clar angajatilor, in avans!
 
Aveti voie sa instalati sisteme GPS pe vehiculele utilizate de salariati?
 
Daca firma dvs. desfasoara activitati de transport, aveti interesul legitim de a monitoriza bunurile societatii in caz de furt. 
 
Cu toate acestea, astfel de sisteme sunt legale doar atata timp cat se limiteaza la identificarea locului unde se afla vehiculul. In cazul in care ele inregistreaza date despre stilul de condus al soferului, trebuie analizat daca o astfel de procesare este necesara si daca nu incalca dreptul la intimitate al angajatului. 
 
Mai mult, daca salariatul are dreptul de a utiliza masina in scopuri personale trebuie sa aiba posibilitatea de a opri inregistrarea locatiei atunci cand desfasoara activitati private, intrucat o astfel de procesare nu are baza legala. 
 
Prin urmare, chiar daca dvs. detineti vehiculul utilizat de salariat, acest lucru nu va confera dreptul de a incalca principiile care stau la baza oricarei prelucrari de date cu caracter personal. Trebuie sa aveti o baza legala, sa va asigurati ca prelucrarea este necesara, ca o realizati intr-un mod transparent si ca datele sunt limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate. 

Detalii in ghid.  

Aveti voie sa instalati camere de supraveghere video a angajatilor?
 
Un caz recent judecat de Curtea Europeana a Drepturilor Omului (CEDO) se refera la 5 angajati ai unui supermarket care au fost monitorizati de catre angajatorul lor in scopul investigarii unor posibile furturi. 
 
Angajatorul a instalat atat camere vizibile, cat si ascunse, dar si-a anuntat angajatii doar in privinta celor vizibile. Nefiind constienti de camerele ascunse, cei 5 angajati si-au insusit ilegal bunuri din firma si, in baza filmarilor care ii incriminau, au fost concediati ulterior pe motive disciplinare.
 
In cazul prezentat la CEDO, angajatii au considerat ca prin utilizarea camerelor ascunse le-a fost incalcat dreptul la viata privata, iar Curtea le-a dat dreptate (desi angajatorul din punct de vedere al Legistalitiei muncii a procedat corect), constatand faptul ca nu a fost gasit un echilibru intre respectul fata de dreptul la viata privata al angajatilor si interesul angatorului privind protejarea proprietatii sale. Curtea a decis ca drepturile angajatorului puteau fi aparate daca isi anunta in prealabil angajatii in legatura cu camerele ascunse.
 
Iata deci cum instalarea de sisteme de supraveghere video la locul de munca poate da nastere la probleme juridice complexe in lumina noilor cerinte GDPR, in functie de scopul supravegherii.
Detalii in ghid. 

Lucrarea pe care v-o propunem este foarte utila pentru:
 
1. Persoane desemnate in companii responsabile cu protectia datelor cu caracter personal
2. Persoane care acorda consultanta in domeniul protectiei datelor cu caracter personal
3. Salariati care prelucreaza date cu caracter personal
4. Persoane fizice care doresc sa isi cunoasca drepturile, firme, companii
5. Operatori
6. DPO
7. Manageri de HR
 
Lucrarea permite utilizarile responsabile ale datelor personale, protejand in acelasi timp dreptul angajatilor la confidentialitatea informatiilor care ii privesc. Foarte important, ea indica temeiul legal corect de prelucrare a datelor cu caracter personal si tine cont de dispozitiile Legii nr. 190/2018 care limiteaza nivelul de intruzivitate al masurilor de securitate pe care dvs., ca angajator, le puteti implementa.
 
Lucrarea Monitorizarea 100% legala a angajatilor contine:

1. Checklist cu lucruri pe care trebuie sa le la faca DPO-ul sau managerul de HR pentru a desfasura legal activitatea de monitorizare:

 trimiterea unui e-mail de instiintare catre angajati
 modificarea regulamentului intern
 modificarea actelor aditionale la contractele de munca
 intocmirea unui proces verbal ce trebuie semnat de angajati
etc.
 
2. Modele de clauze si paragrafe - model e-mail de instiintare, model clauze pentru ROI, model clauza pentru CIM etc.
 
Pretul lucrarii este de 196,35 lei (TVA inclusa).

Monitorizarea angajatilor este perfect legala!
 
Intr-adevar, chiar daca pentru multi monitorizarea este sinonima cu incalcarea dreptului la intimitate, aveti tot dreptul sa urmariti e-mail-urile angajatilor dvs., fisierele descarcate, istoricul navigarii pe Internet. 
 
Calculatoarele sunt proprietatea firmei dvs. si, in consecinta, angajatii nu pot invoca ingerinte in viata lor privata. 
 
Daca ei vor, de exemplu, sa descarce de pe Internet filme piratate, incalcand astfel legislatia privind drepturile de proprietate intelectuala, sunt liberi sa faca acest lucru, dar de pe calculatorul lor personal de acasa, nu de pe calculatorul dvs.
 
Recomandari:
 
 informati-va angajatii, prin intermediul regulamentului intern, ca este posibil ca activitatea lor sa fie monitorizata.
 
 trasati, tot in regulamentul intern, limitele orientative ale folosirii calculatoarelor firmei in interes personal. In caz contrar, se considera ca aceste limite nu au fost aduse la cunostinta angajatilor si, ca urmare, incalcarea lor nu produce efecte juridice.   
 
 pastrati caracterul confidential al mesajelor private pe care le descoperiti. Discutati cu angajatul expeditor/destinatar al mesajelor, dar doar in particular si doar daca este cazul.
 
 e posibil sa setati folosirea anumitor algoritmi de monitorizare a traficului pe Internet, astfel incat sa nu fie nevoie sa supravegheati tot. Interveniti doar daca programul semnaleaza o incalcare a politicilor de securitate sau daca observati ca anumiti angajati au activitati fara legatura cu cerintele postului ocupat.
 
 nu sanctionati orice folosire a calculatoarelor firmei in interes personal. E normal sa mai existe si perioade de respiro, in care angajatii sa-si mai limpezeasca creierul intrand pe Facebook sau pe Youtube. 

Cele 3 mari avantaje pe care vi le aduce softul de monitorizare RS Survey Program
 
 Veti sti exact care sunt angajatii constiinciosi, eficienti, loiali si care nu. Veti avea astfel o imagine exacta a activitatii fiecarui om din firma dvs., fara subiectivisme, cosmetizari sau impresii false.  Iar asta va va ajuta sa luati decizii corecte si sa fiti privit ca un om cu un simt dezvoltat al dreptatii, care identifica usor persoanele “smechere”.
 
 Veti preintampina situatii neplacute (scurgeri de informatii, fraude etc.)
 
 Daca va veti monitoriza angajatii si le veti comunica faptul ca sunt monitorizati, efectele vor fi 100% pozitive. Pe de o parte, angajatii vor deveni mai disciplinati, in sensul ca cei tentati sa faca ceva neloial se vor gandi de doua ori inainte, si, pe de alta parte, vor deveni mai productivi.
 
Iar astfel, datorita productivitatii crescute, veti obtine venituri mai mari si costul softului de monitorizare va deveni de fapt o investitie foarte profitabila, pe care o veti recupera ultra-rapid! 
Retineti! Monitorizarea angajatilor este perfect legala!
 
Intr-adevar, chiar daca pentru multi monitorizarea este sinonima cu incalcarea dreptului la intimitate, aveti tot dreptul sa urmariti e-mail-urile angajatilor dvs., fisierele descarcate, istoricul navigarii pe Internet. 
 
Calculatoarele sunt proprietatea firmei dvs. si, in consecinta, angajatii nu pot invoca ingerinte in viata lor privata. Daca ei vor, de exemplu, sa descarce de pe Internet filme piratate, incalcand astfel legislatia privind drepturile de proprietate intelectuala, sunt liberi sa faca acest lucru, dar de pe calculatorul lor personal de acasa, nu de pe calculatorul dvs.
 
Doar ca monitorizarea trebuie realizata tinand cont de prevederile GDPR dar si de prevederile din Legislatia muncii. Iar ghidul pe care vi-l propune va arata cum sa faceti acest lucru la modul optim si sa evitati astfel amenzi dure, de ordinul a 4% din cifra de afaceri a firmei dvs.!
Detalii in ghid. 

Pana la urma, de ce este atat de important GDPR in monitorizarea angajatilor?


Motivul e simplu: GDPR are o forta juridica superioara Codului muncii, iar aplicarea Codului muncii trebuie facuta mereu luand in considerare reglementarile GDPR!
 
 Retineti si urmatoarele 3 aspecte:
 
1. GDPR aduce multe obligatii pentru angajatori in calitatea lor de operatori
Aceste obligatii trebuie sa se transforme in actiuni fata de salariati, printre care enumeram:
 
 Campanii de constientizare a salariatilor cu privire la impactului GDPR
 Revizuirea Regulamentului intern
 Introducerea unor dispozitii speciale in fisele posturilor pentru salariatii cu atributii in prelucrarea datelor cu caracter personal
 Sesiuni de instruire a salariatilor cu atributii in prelucrarea datelor cu caracter personal
 Eventualitatea incheierii unor acorduri de confidentialitate detaliate cu persoanele care prelucreaza date cu caracter personal
 
2. GDPR aduce costuri crescute in ce priveste forta de munca
Odata cu aparitia GDPR, organizarea activitatii angajatorului trebuie sa fie mai strica si responsabilitatile salariatilor trebuie sa fie mai mari. Modificarea organizarii activitatii prin implementarea unor proceduri si politici cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal implica costuri ridicate.
 
3. Din perspectiva salariatilor, apar noi motive de sanctionare disciplinara si noi atributii in fisele de post 
GDPR modifica raportul dintre angajat-angajatori prin prisma modificarilor in Regulamentul intern si a altor modificari care necesita consultarea intre angajator si sindicat sau reprezentantii salariatilor.
Detalii in ghid

Ce spun cei care au achizitionat “Monitorizarea 100% legala a angajatilor”?

Este o lucrare foarte buna, intr-un domeniu foarte sensibil. GDPR a cam dat lucrurile peste cap, nici nu stii ce mai ai si ce nu mai ai voie sa faci in relatia cu angajatii. Ghidul dvs. prezinta foarte clar strategiile acceptate de supraveghere a activitatii acestora.
 

Marcel Pana, manager, Bucuresti

 
Ghidul subliniaza inca o data importanta regulamentului intern. (…) Am aflat o informatie super-utila: daca nu mentionezi in regulament limitele orientative ale folosirii calculatoarelor firmei in interes personal, se considera ca aceste limite nu au fost aduse la cunostinta angajatilor si, ca urmare, incalcarea lor nu produce efecte juridice.
 

Ana Pora, Manager HR, Timisoara
 

Comandati chiar acum lucrarea pe stick Monitorizarea 100% legala a angajatilor
 

Pret: 196,35 lei (TVA inclusa)
Livrare: prin curier, la domiciliul/sediul dvs.
Plata: curierului, la livrare
Garantie: 30 de zile.



Daca la sfarsitul acestei perioade aveti o nemultumire, oricat de mica, legata de lucrarea pe stick 
Monitorizarea 100% legala a angajatilor, il puteti returna in ambalajul original. Veti primi inapoi in cel mai scurt timp suma achitata, fara nicio intrebare din partea noastra.


Asteptam cu placere comanda dvs.!

Cu deosebita consideratie,
 
Bianca Cernea
Coordonator produs
Divizia de Protectia Datelor 
Grupul romano-german de informatii specializate Rentrop & Straton
 
 

Formular de comanda

Rentrop & Straton da unda verde LIVRARII GRATUITE!
Cumparati de 150 Lei si livrarea este gratuita!
Doar in luna decembrie costurile cu ambalarea si expeditia sunt suportate integral de Rentrop&Straton - Grup de Editura si Consultanta in Afaceri pentru comenzi mai mari de 150 RON. Produsul va ajunge la locatia precizata de dvs. prin posta sau curier.

Bifati produsele dorite:


DA! Monitorizarea angajatilor este perfect legala!

Va rugam completati

* Campurile marcate cu steluta sunt obligatorii!
Nume*
Prenume*
Telefon  
Telefonul este necesar pentru contactarea dvs. de catre firma de curierat in vederea livrarii produsului comandat.
E-mail*
Regulamentului UE 679/2016 sunt de acord ca SC Rentrop & Straton S.R.L. sa colecteze si sa prelucreze datele din formular in scopuri comerciale si de marketing.

termenii si conditiile site-ului!

* Pentru produsele in format digital, la cererea clientilor, Rentrop&Straton a decis sa ofere posibilitatea utilizarii produselor pe 3 computere diferite.